Automatización del Equipo de Venta

¿Lavarías la colada diaria a mano? Si aún no has automatizado tu proceso de ventas eso es exactamente lo que estás haciendo: usar una fuerza de trabajo desmesurada para una tarea que puede solucionar una máquina de forma más eficiente, siempre y cuando sepas programarla correctamente, claro.

Esto no quiere decir que todo el trabajo lo vaya a realizar un ordenador, sino que los empleados contarán con mucho más tiempo para dedicarse a lo realmente importante: vender.

La automatización de los equipos de marketing y ventas es un proceso que tarde o temprano tendrán que llevar a cabo la mayor parte de las empresas si quieren mantenerse en condiciones de competir en el mercado. Adaptarse a las nuevas tecnologías, hacerlo de manera inteligente y adaptada a las necesidades reales de la empresa, es el reto del presente para asegurar un futuro.

¿Estás preparado?

La automatización de todo un equipo de ventas no se puede llevar a cabo de la noche a la mañana, hace falta un plan. En este artículo vamos a ver cómo hacerlo, siguiendo una estrategia en 5 pasos para lograrlo.

Paso 1- Realiza un diagnóstico de la situación

Si hay una tarea esencial cuando nos proponemos una mejora, es evaluar la situación de partida para conocer el estado del que partimos de forma realista y detallada. Es posible que tu empresa nunca se haya acercado a las herramientas digitales o, por el contrario, puede que ya cuentes con la mitad del camino andado.

Analiza todos los procesos de venta que se llevan a cabo en tu organización, y presta atención a las herramientas que utiliza el equipo de ventas en cada fase ¿Cómo les llegan los clientes? ¿Cómo los organizan, realizan el seguimiento y cierran la venta? ¿Qué otras herramientas digitales están acostumbrados a utilizar? ¿Es necesario realizar varias integraciones para tareas sencillas? ¿Ganan tiempo y agilidad con las herramientas que usan?

Cómo Automatizar tu equipo de venta en 5 pasosDefine qué esperas lograr

Antes de ponerse manos a la obra, conviene saber qué resultados y beneficios son razonables esperar. Ajustar las expectativas para que sean lo más reales posibles te permitirá poder formular objetivos más claros, elegir mejor las herramientas y trazar un camino más corto para su consecución.

Veamos algunos de los beneficios que puedes esperar de la automatización de tu equipo de ventas:

  • Ahorro de tiempo y disminución de la necesidad de trabajo para realizar las tareas.
  • Disminución de la duración del ciclo de ventas
  • Disponer de toda la información sobre los clientes de forma centralizada y fácilmente accesible
  • Informes de resultados y del rendimiento del equipo de una forma visual y cómoda para realizar el seguimiento.
  • Seguimiento pormenorizado de cada lead que permite no perder ninguna oportunidad de venta.
  • Mejora la experiencia de compra para los usuarios
  • Incremento del número de leads con los que cada comercial puede trabajar
  • Mejores resultados en el cierre de las ventas.

Establece tus objetivos de forma SMART

Ahora que conoces los beneficios que puedes esperar, y has realizado un diagnóstico del estado de tu equipo de ventas, es necesario fijar los objetivos, que además de inteligentes deben ser SMART.

Llamamos objetivos SMART a aquellos que cumplen determinadas características, que son las que dan nombre a este acrónimo tan apropiado. Un objetivo es SMART cuando es:

Specific (específico)

Mensurable (medible)

Achievable (alcanzable)

Relevant (relevante)

Timely (temporal)

Fijar los objetivos de esta manera es imprescindible para poder ver la evolución de los resultados. Por el contrario, si se fijan objetivos imposibles de medir, o con una gran carga subjetiva presente en su valoración será muy complicado saber si la estrategia elegida está realmente funcionando.

Paso 2- Prepara a la organización

Antes de empezar a incorporar las herramientas, es necesario contar con un proceso de ventas definido, en el que haya lugar a las dudas; pero también es necesario que ese proceso esté unificado y sea un continuo para el cliente, aunque participen de él diferentes equipos. Para lograrlo hay dos aspectos que debes tener en cuenta:

Alinear el equipo de Marketing con el de Ventas

El buyer's journey debe ser un proceso progresivo, en el que el paso de una etapa a la siguiente no suponga una disrupción para los posibles clientes. Sin embargo, cuando los equipos de ventas y marketing no están alineados, trabajan con materiales diferentes, y no existen unos criterios comunes establecidos, se producen fuertes disonancias en la experiencia del cliente que pueden hacer peligrar la confianza en la marca, e incluso puede suponer la pérdida de clientes.

Define cada rol en todas las etapas del proceso

Del mismo modo que la alienación entre equipos es necesaria, también es importante definir el rol de los comerciales en cada una de las etapas. Esta medida permite que el flujo de trabajo no se interrumpa en caso de que un comercial tenga que empezar a trabajar con leads que no ha llevado desde el principio. Si todos los comerciales siguen los mismos pasos en función de las fases, nunca será un problema si tienen que hacerse cargo de leads que no han llevado desde el principio, porque sabrán exactamente donde lo han dejado sus colegas.

Paso 3-Planifica estratégicamente

Diseña un sistema de lead scoring

El lead scoring es un proceso del Inbound marketing que consiste en calificar los leads que llegan hasta nuestra base de datos es función de sus características. Esta calificación -normalmente numérica – sirve para poder saber de forma rápida y sencilla en qué fase del proceso de compra se encuentran los leads, y cuáles son los que más le conviene a la empresa priorizar.

Cómo Automatizar tu equipo de venta en 5 pasosEl lead scoring es un proceso automático gracias a las herramientas digitales, una vez configurado funcionará sin necesidad de intervención e irá actualizando las calificaciones de los leads, desde que entran en la base de datos hasta que abandonan el embudo.

El diseño de los criterios de calificación depende plenamente de cada empresa, aunque hay dos criterios básicos, es necesario que cada compañía desarrolle los marcadores que les permitirán conocer, al menos estos aspectos:

  • El grado de coincidencia del lead con el buyer persona de la empresa.
  • La etapa en la que se encuentra el lead.

Lead nurturing: Contenido y comunicaciones para cada fase del ciclo de compra

Mientras que el lead scoring nos permite automáticamente conocer la fase y el estado de los leads, el nurturing es la herramienta que nos permite trabajar y “nutrir” a los leads de manera automática para que avancen por el embudo hasta la etapa final. La combinación de estas dos herramientas da como resultado un proceso prácticamente automático en su totalidad, pero de nuevo, la estrategia que subyace detrás de la tecnología es lo que marcará realmente la diferencia.

Para poner en marcha el lead nurturing es necesario

  • Definir qué necesitan tus leads en cada etapa del proceso de compra para pasar a la siguiente.
  • Desarrollar contenidos que cubran sus necesidades de información, generen confianza en la empresa, y la sitúen como un referente en el sector.
  • Diseñar el flujo de comunicaciones (contenido y canal) a través del cual se les hará llegar esos contenidos a los leads.

El objetivo es establecer una relación con el lead en la que se le va suministrando el contenido adecuado en el momento adecuado. Por eso, no basta con diseñar un flujo de comunicaciones, los contenidos también se deben adecuar a las fases de atracción, conversión, cierre y fidelización.

Recuerda que en Bgan Lab estamos a tu disposición para ayudarte a diseñar las estrategias, los contenidos, y para implementar las herramientas que más se adapten a las necesidades de tu empresa.

Paso 4-Implementa el cambio

Adopta la tecnología adecuada

Existen múltiples herramientas y plataformas diferentes que pueden cubrir las necesidades de automatización de las empresas. De hecho, el problema puede ser elegir la adecuada entre tantas opciones. Queremos ayudarte a tomar la mejor decisión en función de tus necesidades, para ello debería tener en cuenta los siguientes aspectos antes de elegir una u otra:

  • Funcionalidades:
  • Integración
  • Flexibilidad y escalabilidad
  • Seguridad
  • Precio

Hay herramientas que permiten automatizar algunas tareas concretas, mientras que otras ofrecen la posibilidad de automatizar prácticamente todos los aspectos de la empresa; también existen herramientas gratuitas u open source, pero que requieren un gran conocimiento para ponerlas en marcha, y herramientas de pago.

Te ofrecemos una lista con las herramientas más valoradas para las distintas necesidades de automatización:

Herramientas de marketing automation

  • Hubspot
  • Marketo
  • Marketing Cloud
  • Pardot
  • RD Station

Herramientas para automatizar específicamente las ventas

  • HubSpot Sales
  • Freshsales
  • Pipedrive
  • Pipeliner
  • PhoneBurner

Nuestra recomendación es apostar por herramientas que cubran todas las necesidades y se puedan integrar en una sola plataforma desde la que se controlen todos los procesos, como HubSpot. Bgan Lab es partner y especialista de HubSpot, pero también trabajamos diariamente con otras plataformas y herramientas, ofreciendo el servicio que más se adecúa a cada uno de nuestros clientes.

Forma y prepara al equipo

Aunque la tecnología supone un enorme ahorro de tiempo y recursos, el factor humano sigue siendo imprescindible en ventas. Si queremos sacar el máximo partido a las nuevas herramientas, debemos contar con un equipo preparado para utilizarlas, y dispuesto a confiar en sus ventajas.

Este cambio cultural no sucede de la noche a la mañana y de manera espontánea, la transición entre las ventas digitalizadas y las ventas tradicionales requiere de un periodo de adaptación y formación.

  • Proporciona a tu equipo todas las herramientas que vayan a necesitar para la nueva forma de trabajo, desde dispositivos como portátiles y tablets, a una buena conexión a internet y un lugar de trabajo adaptado a las nuevas formas de hacer las cosas.
  • Proporciónales la formación necesaria mediante seminarios, cursos, reuniones de puesta en común, y espacios para resolver dudas y asentar los conocimientos de manera práctica.
  • El equipo no solo debe conocer el funcionamiento de las herramientas y las tareas que deben desempañar, también es importante que conozcan la ciencia y la estrategia que hay detrás de cada proceso, y por qué las cosas que se hacen de una determinada manera.

Paso 5- Ponte en marcha

Si has seguido todos los pasos, ya solo es necesario ponerse en marcha ¡Y empezar a mejorar los resultados!

Cómo Automatizar tu equipo de venta en 5 pasosPero, aunque el nuevo equipo de ventas esté funcionando, aún hay un par de trabajos pendientes para asegurar que sacas el máximo partido a la automatización de ventas.

Revisar y analizar

Cuando se pone en marcha un nuevo sistema es muy complicado que todo funcione a la perfección desde el primer momento. Comprueba que las herramientas están bien configuradas, que el equipo las está utilizando correctamente, que no hay ningún gap en el proceso de compra, etc.

Una de las ventajas de implementar las herramientas digitales de ventas es la capacidad de control y seguimiento de todo el proceso que otorgan. ¡Aprovéchalas! Utiliza las métricas y los informes de resultados para conocer cómo está funcionando el nuevo sistema. No se trata de estar pendiente de cada nuevo lead que entre en la base de datos, sino de buscar patrones de indicadores claves que nos permitan saber qué ajustes o modificaciones son necesarios realizar para mejorar el rendimiento.

Optimizar y mejora

Enhorabuena, cuando llegues a este punto habrás conseguido automatizar de forma exitosa tu equipo de ventas, y muy pronto comenzarás a disfrutar de los resultados.

Los cambios y las mejoras tanto en el mundo digital como en las ventas son continuos, porque la tecnología avanza, y porque siempre buscamos nuevas formas de superarnos, mejorar los resultados y satisfacer a los clientes. Esto implica estar en un proceso casi permanente de formación para conocer las nuevas funcionalidades y oportunidades que nos ofrecen las herramientas, así como mantener una actitud abierta para identificar las debilidades de la empresa y aprovechar al máximo las fortalezas.

Esperamos que este artículo te haya resultado interesante, contacta con nosotros si necesitas un asesoramiento personalizado para automatizar tu equipo de ventas. ¡En Bgan Lab queremos ayudarte a hacer despegar tu negocio!